La Universidad Miguel Hernández de Elche (UMH) ha dado el primer paso de su programa de automatización de procesos y tareas administrativas para la mejora de la eficiencia de sus servicios y unidades administrativas, impulsado desde la Delegación del Rector para la Transformación Digital, encabezada por el profesor Federico Botella. En concreto, la UMH ha puesto en marcha el primer proyecto de automatización de tareas repetitivas en el Servicio de Modernización y Coordinación Administrativa, mediante una aplicación de código abierto que permite la comparación automática de convenios.

La aplicación Comparador Convenios ha sido el resultado del trabajo final de la estudiante del Grado en Ingeniería Informática en Tecnologías de la Información Paula Pérez Monge, dirigido por el profesor Botella. La estudiante, además, ha realizado el curso gratuito para estudiantes UMH Fundamentos de IA usando Python – 2ª edición” en 2024.

El ComparadorConvenios es un cuaderno Jupyter Notebook, que se ejecuta en el entorno web de Google Colab y que permite ejecutar código Python en la nube, facilitando la programación de soluciones de automatización mediante la gran cantidad de librerías de código abierto disponibles en Python para automatización de procesos, lectura de ficheros PDF, aprendizaje automático y procesamiento de lenguaje natural, empleadas en este proyecto. La aplicación ComparadorConvenios soluciona el problema repetitivo y manual de comparar convenios en versión borrador y versión final para firmar. Con esta aplicación, el usuario le indica la carpeta de Google Drive donde se alojan los convenios en subcarpetas numeradas y va recorriendo todas las carpetas y comparando el PDF borrador con PDF definitivo. El resultado es un nuevo PDF informe, copia del definitivo donde se marca en amarillo cada cambio de texto detectado. Además, la aplicación genera un informe en cada ejecución con el listado de carpetas/convenios procesados, número de cambios detectados y tiempo empleado. Así el personal del Servicio solo tiene que revisar manualmente los convenios con cambios detectados.

Con esta aplicación, se ha logrado reducir el tiempo empleado en estas tareas repetitivas, pues procesar a mano un convenio solía necesitar unos 3-5 minutos, mientras que esta herramienta automatizada con uso de Inteligencia Artificial solo tarda unos 20-30 segundos por convenio. El ahorro de tiempo en este proceso puede alcanzar el 20x; es decir, una tarea que necesitaba unas 3 horas para la revisión de 36 convenios por un humano en las pruebas realizadas, ahora con el uso de la IA solo se ha necesitado unos 8’5 minutos para procesar esos 36 convenios.